En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, Organización Terpel S.A. publica la presente política, la cual contiene los lineamientos que aplica para el tratamiento de los datos personales de sus clientes y usuarios de sus distintos programas y segmentos de negocio, proveedores y funcionarios de la compañía.
Esta política aplica a los procesos de protección de datos personales de la Organización Terpel S.A.
1. Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Organización Terpel S.A., identificada con NIT 830.095.213-0 (en adelante Terpel), sociedad constituida mediante escritura pública No. 6038 del 21 de Noviembre de 2001 otorgada en la Notaría 6 del Círculo de Bogotá, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., y con dirección de notificación en la Carrera 7 No. 75 – 51 de Bogotá, correo electrónico de notificación judicial en infoterpel@terpel.com y PBX: 3267878.
2. Tratamiento de los Datos Personales capturados por el Responsable del Tratamiento
Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, circulación, supresión, entre otras operaciones de datos personales de personas naturales por parte de Terpel, deberá obtenerse autorización previa e informada de su Titular (persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento) o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013. Esta podrá ser concedida por medio escrito u oral, o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o por quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme a la ley.
Definiciones
Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la información personal que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Terpel, en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales (funcionarios, proveedores, clientes, usuarios y terceros en general), a los cuales les resultan aplicables las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y la presente política.
e. Dato privado: Aquel dato que solo es relevante para su Titular.
f. Dato público: Dato que no es semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
g. Dato semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar al Titular y a un cierto sector o grupo de personas.
h. Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
i. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
j. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
k. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
l. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
m. Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
n. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Recolección de la información personal
Terpel captura datos personales en las siguientes actividades, sin perjuicio de que existan otras donde también lo haga:
Convenios de Comunidad Terpel.
Captación de datos a través de la Línea de Servicio al Cliente.
Manejo de información de Proveedores.
Manejo de información de Cartera y Clientes de sus distintos segmentos de negocio.
Captura de bases de datos en promociones o actividades especiales dirigidas a los clientes de sus distintos segmentos de negocio.
Captura de información a través de páginas web.
Captura de información a través de programas de mercadeo.
Manejo de información de nómina y de selección de personal.
Convenios con entidades financieras o de otro tipo.
Compra de bases de datos a entidades que administran grandes bases de información.
Ejecución de contratos.
Ferias y congresos.
Oficina de atención al accionista.
Captura de información para estudios de mercado.
Durante la ejecución de estas u otras actividades que involucren la captura, reporte, divulgación, uso, consulta, eliminación, reenvío, transferencia internacional, transmisión, administración, acceso, conservación, almacenamiento, archivo, análisis, copia, procesamiento o inclusión de datos personales dentro de sus bases de datos (en servidores propios o de terceros, en Colombia o el exterior), Terpel se ceñirá a los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, obteniendo previamente la autorización del Titular.
Solo se compartirán datos personales con terceros, aliados, contratistas y proveedores cuando se cuente con la debida autorización previa de su Titular.
Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Los usos a los cuales Terpel destina los datos personales capturados en ejecución de su objeto social incluyen, entre otros:
Atención de requerimientos de autoridades.
Manejo interno a efectos de registro de sus clientes de los distintos segmentos de negocios.
Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus clientes o usuarios.
Ejecución y/o cumplimiento de los contratos que tiene con terceros (compra/venta de combustibles líquidos o GNV, financiación para conversión de vehículos u otros comprendidos en su objeto social).
Envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con clientes, proveedores y usuarios en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (planes de fidelidad y relacionales), ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a la distribución de combustibles líquidos, GNV, GLP, energía eléctrica, lubricantes o servicios complementarios.
Compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de servicios con beneficios para nuestros clientes.
Compartir o enviar información a terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con su objeto social.
Mantenimiento de las bases de datos por sí mismo o a través de terceros.
Obtención de información de grupos de interés para el relacionamiento de la compañía (datos de contacto de periodistas y autoridades).
Atención a los accionistas sobre sus solicitudes y trámites.
Selección de personal, administración de contrataciones, relaciones laborales, otorgamiento de beneficios a empleados y acceso a recursos informáticos de la empresa.
Envío a distribuidores y/o agentes de lubricantes de bases de datos sobre puntos de venta o lubricaderos.
Transferencia internacional y/o transmisión de datos a terceros para alianzas, estudios o encargos de tratamiento.
Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, principalmente a Experian Colombia S.A. (Datacrédito).
Análisis de prospectos con fines comerciales de clientes o consumidores.
Gestiones de cobranzas o comerciales; inteligencia de negocios, big data, creación de ofertas a la medida, analítica, investigación de mercado; trazabilidad, patrones de consumo, perfilamiento y comportamiento en redes sociales y rutas de navegación.
Compartir información con aliados, proveedores y sociedades del mismo grupo empresarial (dentro o fuera del país) para conocimiento del cliente, relacionamiento comercial, publicitario, gestión de ventas y cobranza.
3. Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos de Terpel tendrán una vigencia igual al periodo de tiempo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o aquel requerido de acuerdo con las normas contables, comerciales, tributarias, laborales o aplicables según la materia (aspectos administrativos, fiscales, jurídicos e históricos), con un plazo máximo de cincuenta (50) años.
Una vez cumplidas las finalidades y sin que vaya en contravía de una norma vigente, Terpel procederá a la supresión de los datos. No obstante, se conservarán cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual, o para fines históricos o estadísticos.
4. Derechos de los Titulares de los Datos
En aplicación de la ley, Terpel asume el papel de Responsable y/o Encargado del Tratamiento según corresponda. Asimismo, en ciertos casos asume el rol de Encargado respecto de datos de los cuales son Responsables otras compañías de su mismo grupo empresarial.
Los derechos que le asisten al Titular son:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento (frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no autorizado).
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable, salvo cuando se exceptúe expresamente de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable o Encargado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales (al menos una vez al mes).
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no se mantenga una relación contractual vigente con Terpel.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
5. Tratamiento de Datos Sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes
El Tratamiento sobre datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes está prohibido de manera general. Terpel únicamente lo realiza en los siguientes casos especiales previa autorización expresa:
(i) Datos sensibles
Terpel trata datos sensibles (autorizados por el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012) únicamente de sus funcionarios para la gestión de la relación laboral y el cumplimiento de obligaciones legales/contractuales. Para ello, Terpel cumplirá con:
Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Informar de forma explícita cuáles datos son sensibles y su finalidad específica.
No condicionar ninguna actividad al suministro de datos sensibles.
(ii) Datos de niños, niñas y adolescentes
Terpel captura estos datos en programas especiales dirigidos a clientes (como convenciones de ventas o viajes organizados) con el fin exclusivo de tramitar tiquetes y programas turísticos. Este tratamiento requiere:
Responder y respetar el interés superior del menor.
Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
Obtener la autorización del representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado según su madurez y capacidad.
6. Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos
Terpel garantiza el acceso gratuito del Titular a sus datos, así como la presentación de solicitudes de corrección, actualización o supresión.
Personas legitimadas para realizar solicitudes
El Titular del dato.
Causahabientes, representantes legales o apoderados.
Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.
Por orden judicial o terceros autorizados.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Canales de atención
Correo físico: Carrera 7 No. 75 – 51 (Piso 10), Bogotá D.C.
Línea telefónica: 018000518555 o #462 (desde Comcel, Movistar y Tigo).
Página Web: www.terpel.com (sección “Contáctenos” -> “Peticiones y Reclamos” para descargar el Formato Único de Recepción de PQR).
Correo electrónico: servicioalcliente@terpel.com
Las consultas serán resueltas en un máximo de diez (10) días hábiles. De no ser posible, se informará la demora señalando la fecha de respuesta, sin superar los cinco (5) días hábiles adicionales. Cuando la consulta se realice por el Call Center, se indicará al Titular que debe presentarla por escrito para mantener la prueba.
El área responsable en Terpel es Servicio al Cliente, perteneciente a la Vicepresidencia de Operaciones y Logística.
7. Procedimiento para PQR y Gestión de Reclamos
a. PQR por medio físico o correo electrónico
Se debe diligenciar y enviar el Formato Único de Recepción de PQR o un escrito equivalente a la Carrera 7 No. 75 – 51 piso 10 (Bogotá) o al correo servicioalcliente@terpel.com.
b. Recepción a través de Call Center
El operador solicitará la autorización para la recepción de los datos e indicará la disponibilidad de esta política en la web. Las respuestas se darán por escrito a la dirección informada por el Titular.
c. Solicitud para conocimiento, actualización y rectificación
Procede frente a datos inexactos, incompletos, prohibidos o no autorizados. Debe enviarse por escrito a la dirección física o correo mencionados.
d. Solicitud para revocar la autorización y/o supresión
Procede a solicitud del Titular (salvo excepciones legales) o por determinación de la SIC.
e. Reglas para reclamos por inexactitud o incumplimiento
La solicitud debe incluir la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos de soporte. Si está incompleta, se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes para que subsane. Pasados 2 meses sin subsanar, se entenderá que desistió. Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará en 2 días hábiles.
Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un plazo no mayor a 2 días hábiles.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles. En caso de prorrogarse, no superará los ocho (8) días hábiles adicionales.
En caso de discusión judicial notificada por la autoridad, Terpel incluirá la leyenda “información en discusión judicial” y no podrá circular la información controvertida con terceros.
8. Comité de Privacidad
Se crea el Comité de Privacidad, integrado por:
Gerente de Auditoría Interna.
Director de Automatización de Procesos Digitales.
Vicepresidente de Gestión Humana y Administrativa.
Vicepresidente de Asuntos Corporativos y Legales.
Director de Ciberseguridad.
Vicepresidente de Mercadeo.
Gerente de Asuntos Legales.
(Los tres últimos presidiendo el Comité como Oficiales de Privacidad).
Funciones del Comité
Proveer mecanismos para velar por la protección de datos en procesos y controles.
Aprobar recomendaciones de ajustes a las políticas presentadas por los Oficiales de Privacidad.
Aprobar la creación o modificación de bases de datos.
Definir actividades de control y vigilancia sobre el cumplimiento de Hábeas Data.
Dirigir investigaciones internas disciplinarias sobre la administración de datos personales.
Resolver consultas de distintas áreas presentadas por los Oficiales de Privacidad.
Solicitar modificaciones a los procesos internos para alinearlos con las políticas.
Estudiar solicitudes para compartir datos con terceros a petición de los Oficiales de Privacidad.
Analizar y hacer seguimiento a la gestión de implementación de requisitos legales.
Definir programas de capacitación y entrenamiento para personal y contratistas.
Revisar los resultados de auditorías internas y externas y definir planes de acción.
El Comité sesionará en reuniones ordinarias tres (3) veces al año, convocado por la Gerencia de Asuntos Legales.
9. Actualización de esta Política
Terpel se reserva el derecho de actualizar la presente Política. Cuando se realicen cambios sustanciales, se informará a los Titulares a través de medios idóneos antes de su implementación.
10. Fecha de entrada en vigencia de la Política
La presente política corresponde a una actualización de la política publicada el 21 de octubre de 2024.
